Jak przestrzeń wpływa na nieszablonowość pracownika?

Relacje w firmie: interakcje pomiędzy pracownikami, czy na linii pracownik – przełożony, atmosfera współpracy, a nie współzawodnictwa, stopień kontroli i autonomii zatrudnionych osób oraz organizacja przestrzeni biurowej znacząco wpływają na twórcze myślenie. Dla zespołów istotne są komfort, poczucie prywatności i intymności w biurze. Dlatego dobry projekt przestrzeni biurowej to taki, który pozwoli z jednej strony na integrację i interakcje między zespołami, a z drugiej zapewni komfort wykonywania samodzielnych zadań. Koncepcją, która pozwala osiągnąć balans pomiędzy wyżej wskazanymi cechami dobrego projektu przestrzeni do pracy jest Activity Based Working. To podejście zakłada, że pracownicy sami najlepiej wiedzą, czego potrzebują, a więc powinni sami decydować, jak i gdzie chcą pracować, a przestrzeń jest tak zaprojektowana, by stwarzać takie możliwości.

Zdjęcia: A. Grzesik | Biuro Mediacom w Warszawie

Już na etapie powstawania projektu analizuje się potrzeby organizacji i bada zachowania ludzi w danym miejscu pracy (np. obserwując, ile czasu pracują, siedząc przy biurku). Na etapie wdrożenia przestrzeń przeobraża się poprzez funkcjonowanie w niej ludzi. Sami pracownicy inicjują zmiany, od ustawienia mebli, wstawienia w pokojach roślin doniczkowych czy wybrania miejsca, w którym pracują (w strefie cichej pracy czy w open space).

Podział na strefy

Elastyczność i wielofunkcyjność przestrzeni biurowej zapewnia wydzielenie stref przeznaczonych do wykonywania różnych zadań. Coraz więcej firm decyduje się, w miarę możliwości finansowych i lokalowych, na organizowanie takich miejsc, jak: przestrzeń do pracy w zespole (tworzone są nawet strefy ze względu na wielkość zespołu: dla diady, małych zespołów – do 4 osób, oraz dla większych) i pracy indywidualnej. Powstają pokoje ciszy i miejsca do prowadzenia rozmów telefonicznych, które mają czasem postać budki telefonicznej, a także open space (otwarta przestrzeń). Czasem podział na strefy realizowany jest za pomocą mebli wielofunkcyjnych, np. wysuwany blat tworzy dodatkowe miejsca pracy. Może więc przy takim stole pracować niewielki zespół.

Zdjęcia: materiały Google Polska | Biuro Google we Wrocławiu

W systemie podziału na strefy zawiera się również idea Work & Play związana z lokowaniem w przestrzeni pracy miejsc i obiektów służących relaksowi i rozrywce, czyli np. kanapy, hamaku, stołu do gry w ping-ponga czy piłkarzyków i wielu innych. Strefy relaksu, aby spełniały swoje funkcje, powinny być dostępne dla każdego pracownika. Zgodnie z koncepcją Activity Based Working to pracownik powinien samodzielnie decydować, kiedy i jak długo chce w nich przebywać. Strefy nie mogą być zamykane na klucz, przebywanie w nich nie powinno wymagać zgody przełożonego. Pracownik nie powinien się stresować, że w opinii szefa spędza tam za dużo czasu.

Komfort pracy

Projekty tzw. zdrowych biur uwzględniają ergonomię stanowisk pracy. Elementami, o które należy zadbać w aranżacji takiego otoczenia, są przede wszystkim odpowiednie meble biurowe (ergonomiczne, funkcjonalne, ale i estetyczne), a także kanapy i fotele do wypoczynku, biurka do pracy stojącej, a nawet takie przyrządy jak opaski na rękę przypominające pracownikowi o pozostawaniu w bezruchu przez zbyt długi czas. Bardzo ważny jest dostęp do światła (najlepiej dziennego), jakość powietrza, komfort akustyczny (np. panele i materiały pochłaniające dźwięki lub chociaż miejsca wyizolowane do prowadzenia rozmów telefonicznych). Większość rozwiązań generuje wysokie koszty, jednak nawet przy niewielkim nakładzie finansowym można zorganizować miejsca i czas na przerwy w pracy (kuchnia/kantyna, miejsca do nieformalnych spotkań). Umożliwienie pracownikom spotykania się w pracy i po prostu rozmawiania przekłada się na ich kreatywność i pomysłowość – tak twierdził również Steve Jobs.

Zdjęcia: materiały prasowe Google | Biuro Google w Sydney (Australia)

Estetyka – czyli aranżacja wnętrza

Miejsce pracy jest w pewnym sensie naszym drugim domem. Wystrój biura, w którym przebywamy codziennie, wpływa na nasze samopoczucie. Wygląd otoczenia powinien być spójny i odpowiednio dostosowany do rodzaju prowadzonej działalności oraz kultury organizacyjnej. Część firm decyduje się na minimalizm we wnętrzu i urządza je np. w stylu skandynawskim. Czasem wręcz przeciwnie, chce wyróżniać się eklektyzmem, łącząc elementy skrajnie odmienne pod względem kolorystycznym, stylistycznym, materiałowym, tematycznym czy historycznym (białe ściany, drewniane proste meble, na podłodze perski dywan; dębowe meble i skórzane fotele, a na ścianie graffiti, marokańskie płytki i polska koronka). Spójność estetyki może wyrażać się również w przypisywaniu tematyki pomieszczeń, związanej z wprowadzaniem konkretnych motywów do przestrzeni pracy, np. biuro pop-art (na ścianie np. prace Warhola lub kolorowe wizerunki Marilyn Monroe), polskie krajobrazy (krzesła wykonane z materiału imitującego bursztyn, struktura ściany przypomina fale, a podłogi piasek), ściany z widokiem na plażę, pola rzepaku, biuro przypominające oranżerię czy dżunglę.

Projektując rozwiązania dla biur, należy wziąć pod uwagę styl i charakter pracy obowiązujące w danej organizacji. Inne potrzeby ma pracownik, który pracuje przy biurku z nielicznymi przerwami, a inne osoba, która często przebywa na spotkaniach i w zasadzie nie ma jej w pokoju, lub pracuje kreatywnie i projektowo. Projekty zmieniające otoczenie biurowe muszą odpowiadać na realne potrzeby pracowników i nie mogą zakłócać ich rytmu wykonywania obowiązków. Istotne znaczenie mają również relacje w firmie definiowane przez pryzmat poziomu zaufania szefa do pracownika, zakresu autonomii i samodzielności w podejmowaniu decyzji, którymi dysponuje pracownik. Czy szef często kontroluje pracę zespołów, czy ufa, że wykonują swoją pracę i nie musi stale z nimi przebywać?

Idea współtworzenia sprzyja kreatywności. Komfort poprawia się dzięki temu, że w odpowiednio zaprojektowanej przestrzeni pracownik może decydować o wyborze miejsca pracy oraz czy w danym momencie chce komunikować się i wchodzić w interakcje z innymi. Wdrożenie zmian w biurze w oparciu o tę koncepcję powiedzie się jedynie wtedy, gdy rzeczywiście pracownicy takiej zmiany oczekują i są gotowi podejmować zadania w nowo zaaranżowanym otoczeniu. Poważna zmiana w miejscu pracy wprowadzona pod wpływem trendu i wzorowaniu się na odnoszących sukcesy firmach, ignorująca własną kulturę organizacyjną lub po prostu gotowość na zmiany zarówno pracowników, jak i szefostwa może przynieść efekt odwrotny do zakładanego.