Praca zdalna jest coraz bardziej lubiana przez pracowników. Tworzy unikalne szanse, ale niesie za sobą też wyzwania. Jednak wielu pracodawców nie jest jeszcze gotowych na taką formę współpracy. Dlaczego warto przyjrzeć się zagadnieniom nowych narzędzi używanych do wykonywania pracy zdalnej? Jaki jest ich wpływ na relacje w środowisku pracy? – komentarz prof. Jakuba Brdulaka, eksperta z zakresu zarządzania jakością i nauk o zarządzaniu, wykładowcy Uniwersytetu SWPS.
Praca zdalna – atrakcyjna dla pracownika
Polscy pracownicy w nowych technologiach upatrują szansy, nie zagrożenia. 88 proc. osób ankietowanych przez agencję pracy Randstadt chce mieć lepsze perspektywy zatrudnienia, są więc gotowi podnosić swoje kompetencje w zakresie stosowania cyfrowych innowacji1. Jednocześnie Polacy coraz częściej poszukują niestacjonarnych form pracy, między innymi pracy zdalnej realizowanej przez internet. Pracodawcy jednak nie są tak entuzjastycznie nastawieni do telepracy – obecnie umożliwia ją zaledwie 1/3 firm, czasem tylko w ograniczonym modelu, np. raz w tygodniu.
Praca zdalna – mniej atrakcyjna dla biznesu?
Czy niechęć biznesu do pracy zdalnej nie wynika z obawy utraty kontroli nad podwładnym? W miejscu pracy można spojrzeć pracownikowi na ekran, zapytać, co robi. Standardem jest również wykorzystanie programów monitorujących. W firmie na serwerze można kontrolować każde pracownicze działanie bądź zaniechanie – wszystkie uruchomione procesy, czas pracy, przerwy, widok ekranu, tekst wpisywany na klawiaturze, rejestr odwiedzanych stron internetowych, podłączanych nośników, wykorzystanie drukarek i wiele innych parametrów. Praca poza firmą nie tylko ogranicza możliwość ścisłej kontroli pracownika, lecz także generuje problemy związane z bezpieczeństwem danych.
Najlepsze narządzia są proste i skuteczne
Z pomocą przychodzą programy i aplikacje umożliwiające wykonywanie obowiązków poza tradycyjnym miejscem pracy. Pozwalają one na prowadzenie firmy, która nie ma swojej siedziby, jak dwudziestosześcioosobowa polska firma Nozbe z powodzeniem funkcjonująca bez biura.
Paleta programów do pracy zdalnej jest już spora i wciąż się powiększa. Skorzystanie z konkretnego zestawu zależy od branży, wielkości zespołu, rodzaju zadań, a także indywidualnych preferencji użytkownika. Agencja wirtualnych asystentek do zarządzania projektami chętnie użyje prostego Trello lub popularnej bezpłatnej Asany, która już w bardziej zaawansowanej wersji posłuży naprawdę dużym zespołom. Programów do zarządzania projektami z możliwością śledzenia czasu jest wiele: TimeCamp, Mavelink, Trigger, albo Harvest. Specjalistom IT, choć nie tylko im, do kontroli haseł przyda się 1Password czy LastPass. – Na swoje potrzeby prowadzenia projektów badawczych wykorzystuję podstawowe narzędzia takie jak: rozwiązania chmurowe (Google i Dropbox), wspólny kalendarz (Google), Google Forms do prowadzenia badań ankietowych, Doodle do umawiania spotkań (w tym też zdalnych) i różne komunikatory: Skype, Hangouts, Zoom, Facebook – mówi prof. Jakub Brdulak.
Najlepsze narzędzie to takie, które jest proste i skuteczne, a więc dobrze działające. Ma umożliwić zdalny kontakt na tyle komfortowo, by móc koncentrować się wyłącznie na wykonywaniu zadania/projektu, a nie na kwestiach technicznych z nim związanych. W przypadku pracy badawczej, a więc niewielkich grup, które nie muszą raportować i nie muszą być monitorowane, narzędzia powinny być na tyle proste, aby ich obsługa była intuicyjna.
Przeczytaj także: Jakie trendy cyfrowe zmienią nasze życie?
Dlaczego narzędzia mogą budzić emocje?
– Z moich obserwacji dużo emocji budzą narzędzia umożliwiające zalogowanie się do systemów korporacyjnych. Wielopoziomowe logowania, VPNy itp. skutecznie spowalniają ten proces. Jednocześnie oprogramowanie zapewniające bezpieczeństwo połączenia jest często na tyle zasobochłonne, że skutecznie zwalnia funkcjonowanie komputera, co powoduje irytację użytkowników – wyjaśnia prof. Jakub Brdulak. – Oczywiście z perspektywy działu bezpieczeństwa informacji konieczne jest stworzenie mechanizmów skutecznie zabezpieczających połączenie, więc rezygnacja z tych dodatkowych zabezpieczeń nie wchodzi w grę. To napięcie między użytkownikiem a działem odpowiadającym za bezpieczeństwo informacji jest dość częste. Z tym, że znowu dotyczy ono korporacji. W przypadku projektów akademickich pracuje się na prywatnych urządzeniach, więc ten problem jest ograniczony – zauważa profesor.
Programy dają pracodawcom możliwości bardzo skrupulatnej kontroli, przez co mogą wzbudzać niezadowolenie pracowników doświadczających braku zaufania. To z kolei może prowadzić nawet do dezintegracji zespołów lub innych negatywnych zjawisk. Pamiętajmy jednak, że narzędzie to tylko narzędzie. Można wziąć młotek i wbić nim gwóźdź – wtedy jest bardzo użyteczny i sprzyja rozwiązaniu problemu, bądź uderzyć się w palec – wtedy jego użytkowanie przynosi negatywne skutki. Tak więc dezintegracja zespołu czy inne skutki nie są pochodną narzędzi, a ich nieodpowiedniego zastosowania.
Istnieją przypadki organizacji, które odstąpiły od pracy zdalnej, z tym, że jest to raczej objaw kryzysu kultury organizacyjnej. Na pracę zdalną może sobie pozwolić organizacja, która nie koncentruje się na kontroli pracowników, tylko na realizacji zadań i jest wolna od mechanizmów przemocowych opisanych przez prof. A. J. Bliklego w książce „Doktryna jakości”. Jeśli menedżer tuż po wysłaniu maila do pracownika dzwoni do niego z pytaniem, czy ten już go przeczytał, mamy do czynienia z agresywną kontrolą. Pracownnikom warto ufać. Prof. Brdulak tłumaczy:
W dzisiejszych czasach, gdy mówimy o podmiotowym zarządzaniu, które wydaje się jedyną perspektywiczną koncepcją, to zaufanie jest absolutnie konieczne. Zaufanie zmniejsza koszty transakcyjne, uruchamia kreatywność i mechanizmy uczenia się na poziomie indywidualnym i organizacyjnym. Bez zaufania nie ma efektu synergii, co w dłuższym okresie prowadzi do spadku konkurencyjności organizacji.
Narzędzia pomagają budować zespoły zdalne
Praca przede wszystkim musi mieć sens, a ten nie sprowadza się jedynie do kwestii związanych z wynagrodzeniem. Jeśli pracodawca nie szuka sposobów, aby pomóc podwładnym w znalezieniu motywacji do pracy, nie rozmawia o ich potrzebach, nie szuka rozwiązań sytuacji problemowych, to zaangażowanie pracowników będzie miało jedynie pozorny charakter. W dłuższym okresie doprowadzi to do negatywnej selekcji, szczególnie w przypadku tych zawodów, które nie są wysoko płatne – zostaną ci pracownicy, którzy są za słabi, aby odejść z danej firmy.
Używane na co dzień narzędzia do pracy zdalnej mogą budować zespół. Prof. Brdulak potwierdza: – Rok temu uczestniczyłem w zespole projektowym składającym się z 6 osób – 3 osoby ze Stanów Zjednoczonych, 1 z Meksyku, 1 z Dubaju oraz ja. Do dzisiaj utrzymujemy kontakt, chociaż nigdy fizycznie się nie spotkaliśmy – jedynie poprzez Zooma. Sporo od siebie się nauczyliśmy i wiem, że w przypadku określonych potrzeb, mogę się do nich zwrócić.
– Praca zdalna niesie ze sobą wyzwania, ale też tworzy unikalne szanse – dodaje prof. Brdulak. – Są zawody, które głównie pracują zdalnie np. programiści, projektanci stron, administratorzy. Dla wielu moich znajomych jest to ich normalna rzeczywistość. Znam osoby, które żyją np. na jachcie albo podróżują po świecie i jednocześnie pracują dla danego klienta lub wielu klientów. Stąd raczej traktowałbym pracę zdalną jako znak naszych czasów i nie wyobrażam sobie sytuacji, w której absolwent studiów nie będzie posiadał kompetencji w tym obszarze.
Ekspert
dr hab. Jakub Brdulak, prof. Uniwersytetu SWPS – ekspert z zakresu zarządzania jakością i nauk o zarządzaniu. Członek Polskiej Komisji Akredytacyjnej. Ekspert delegowany przez MNiSW do peer learning group ws. jakości kształcenia w ramach Procesu Bolońskiego. Współpracuje z Ruchem Obywateli Nauki. Stypendysta University of Denver w Kolorado w Stanach Zjednoczonych oraz Erasmusa – wykładał m.in. w Kanadzie, Belgii, Turcji, Rumunii i na Łotwie. Członek Zarządu Fundacji na rzecz Jakości Kształcenia (FJK) przy Konferencji Rektorów Akademickich Szkół Polskich (KRASP).
Autor
Barbara Tuz
1 https://www.randstad.pl/workforce360/archiwum/cyfryzacja-automatyzacja-ai-w-miejscu-pracy-polscy-pracownicy-wsrod-najwiekszych-entuzjastow_297/
